Cansado de reuniões improdutivas? Veja 9 dicas para torná-las eficientes

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Ah… as reuniões! O quão chatas elas podem ser, não é mesmo? Duram muito mais que o previsto, alguém puxa sempre um assunto fora da pauta, você não pára de imaginar outras tarefas que poderia estar fazendo naquele momento, seu plano de ação não pára de aumentar e, enquanto isso, nada de resultados efetivos!


Parece familiar? Para muitas empresas, sim! Mas, acredite se quiser, nem todas as reuniões são essa chatice. Com algumas pequenas regrinhas aqui, alguns ajustes ali, elas podem ser extremamente objetivas e eficientes.
Aqui listamos 9 maneiras de tornar suas reuniões mais inteligentes, objetivas e conclusivas.


1. DEFINA UMA PAUTA CLARA

Reuniões bem feitas têm uma agenda definida, com os temas a serem discutidos, as informações a serem apresentadas, as discussões a serem levantadas e as informações a serem concluídas. Dessa forma, todos os envolvidos poderão se preparar melhor para a reunião, apresentando o necessário.

2. ESTIPULE UM CONDUTOR PARA A REUNIÃO

Escolha um líder para este momento. Pode ser sempre o mesmo para aquela reunião ou pode haver um revezamento. O importante é que seja uma pessoa que esteja confortável com o assunto e seja respeitado pelo time, pois invariavelmente, terá que dar ritmo ao andamento da reunião e fazer as vezes de mediador das discussões.

3. TENTE EVITAR OS CELULARES

Se possível, tente evitar com que os participantes utilizem seus smartphones e afins nesse momento. Não é hora para distrações!

4. MANTENHA ENTRE 4 A 7 PARTICIPANTES

Talvez requeira um pouco de criteriosidade, mas apenas chame para a reunião aqueles que realmente são importantes para o tema.

5. ADOTE A CULTURA DE PONTUALIDADE

Marque horário exato de início e término da reunião e respeite-os! Já pensou em marcar uma reunião todo dia das 9:23 às 9:44?
Ser tão específico invoca curiosidade aos participantes e propõe um sentimento de importância ao compromisso.

6. EVITE ATUALIZAÇÕES POR EMAIL

Isto é importante! Ficar “re-discutindo” o assunto por e-mail não trará melhores conclusões e deixará a todos exaustos.
E reflita, pois se o tema pode ser resolvido via e-mail, então evite as reuniões!!

7. VARIE O AMBIENTE

Tente marcar aquela velha reunião em um ambiente externo, ou, pelo menos, em uma sala diferente, talvez com um cafezinho e bolachas.
Uma reunião não deve ser o pior momento do dia em uma empresa.

8. DEIXE AS REUNIÕES MAIS CURTAS POSSÍVEIS

Em reuniões mais breves, as pessoas tendem a ser mais focadas, suas cabeças trabalham mais rápido e aquelas famosas “conversinhas paralelas” tornam-se mais raras.
Estudos comprovam que as reuniões ideais não devem durar mais de 1 hora.

9. USE OS ÚLTIMOS 10 MINUTOS PARA RECAPITULAR

Por fim, para seguir em frente, certifique-se claramente de que todos os envolvidos entenderam suas ações e seus prazos.

A colaboração é a espinha dorsal de um negócio bem sucedido. Siga esses passos e assegure-se de que suas reuniões farão um uso mais efetivo do tempo de todos – inclusive o seu!

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